Podrobné pokyny k vyúčtování příspěvku z Česko-německého fondu budoucnosti

Příjemce příspěvku Česko-německého fondu budoucnosti (dále jen Fond) se zavazuje použít poskytnuté finanční prostředky hospodárně a úsporně, a to pouze na krytí nákladů souvisejících s projektem a v souladu s podmínkami stanovenými Smlouvou o poskytnutí příspěvku (dále jen Smlouva). Tyto Podrobné pokyny k vyúčtování příspěvku Fondu (dále jen Pokyny) jsou součástí Smlouvy a jako takové jsou závazné pro všechny účastníky projektu.

Způsoby doložení jednotlivých výdajů:

Struktura vyúčtovaných výdajů musí odpovídat struktuře nákladů uvedených ve Smlouvě o poskytnutí příspěvku. Všechny doklady a příslušné výpisy z účtu je třeba očíslovat.

Předkládáte-li vyúčtování prostřednictvím on-line formuláře, ale doklady posíláte poštou, očíslujte je pomocí „Čísla dokladu“, které se vygeneruje v tabulce „Vyúčtované výdaje“ (bod 4 on-line formuláře). Předkládáte-li doklady elektronicky (nahráním do on-line formuláře), budou očíslovány automaticky. U vyúčtování, která budou celá zpracována „na papíře“ (pomocí formuláře Excel), očíslujte doklady číselnou řadou začínající číslem 1 (tzn. 1, 2, 3…).

U hromadných akcí je potřeba přiložit jmenný seznam účastníků. Pokud je počet účastníků výrazně nižší než počet uvedený v žádosti nebo je výrazně změněn poměr českých a německých účastníků, je třeba po dohodě s pracovníkem sekretariátu upravit rozpočet a snížit čerpání příspěvku.

Faktury došlé
Výdaje, které jsou organizaci fakturovány, je nutné doložit kopií faktury došlé a zároveň uhrazením tohoto závazku. Úhrada může být provedena bankovním převodem – pak je nutné doložit kopii výpisu z bankovního účtu s označením dokládané částky, nebo v hotovosti – pak je nutné doložit kopii výdajového pokladního dokladu organizace. Pokud byla na fakturovanou činnost uzavřena smlouva, je nutné doložit kopii této smlouvy.

Pokladní doklady
Výdaje plynoucí z nákupů v hotovosti je nutné doložit paragony, stvrzenkami, vstupenkami, atd. Subjekty, které mají povinnost vést účetnictví, doloží k těmto dokladům i výdajové pokladní doklady.

Honoráře
Honoráře (např. autorské a umělecké honoráře, honoráře za tlumočení) je nutné doložit smlouvou a dokladem o úhradě honoráře – výpisem z bankovního účtu nebo výdajovým pokladním dokladem organizace.

Fyzická osoba, která je příjemcem příspěvku, doloží svůj honorář čestným prohlášením, ve kterém uvede dobu vzniku díla resp. dobu poskytování služby, a přiloží přehled vykonaných činností s počtem odpracovaných hodin s hodinovou sazbou a termínem konání.

Cestovní výdaje
Cestovní výdaje mohou být hrazeny pouze, pokud bylo uskutečnění cesty nutné k dosažení projektového cíle. Náhrady cestovních výdajů se vypočítávají dle příslušné legislativy platné v dané zemi (Zákoník práce v ČR a Bundesreiskostengesetz v SRN). Součástí cestovného může být stravné, ne však kapesné.

Při cestách je třeba přednostně využívat veřejnou hromadnou dopravu (vlak 2. třídy, autobus, městská hromadná doprava). Vybraný dopravní prostředek musí odpovídat charakteru projektu a při jeho použití musí být zohledněny nejvýhodnější cenové nabídky. Použití osobního automobilu je možné jen v odůvodněných případech, především když:

• cíl cesty leží mimo trasy veřejné hromadné dopravy,
• je přepravováno těžké zavazadlo,
• je to vzhledem ke spolujízdě levnější než veřejná hromadná doprava.

Použití letadla je nutné předem konzultovat se sekretariátem Fondu budoucnosti a je možné jen v odůvodněných případech za předpokladu úspory finančních prostředků.

Cestovní výdaje se dokládají cestovním příkazem organizace.

V případě použití osobního automobilu musí být z cestovního příkazu zřejmé

• kdo byl na služební cestě
• za jakým účelem
• kolik kilometrů ujel
• způsob výpočtu jeho náhrady (přiložte kopii technického průkazu vozidla).

Stejně je nutné dokládat i cestovní výdaje při jízdě vlakem či autobusem. Součástí cestovního příkazu jsou i kopie prvotních dokladů (jízdenky), na základě kterých jsou náhrady hrazeny.

Z příspěvku Fondu budoucnosti lze hradit cestovní výdaje dle interních směrnic žadatele až do výše stanovené zákonem.

U hromadných cestovných výdajů je třeba také přiložit kopie prvotních cestovních dokladů a jmenný seznam účastníků cesty.

Fyzické osoby doloží výdaje za jízdné dokladem (např. jízdenka, letenka, nákup PHM) a připojí informaci o tom, kdo byl na cestě, odkud kam jel, jakým vozidlem a za jakým účelem.

Součástí vyúčtování cestovních nákladů musí být vždy doklad o úhradě – výpis z účtu nebo výdajový pokladní doklad.

Mzdové výdaje
Mzdové výdaje zaměstnanců na hlavní pracovní poměr je nutné dokládat sestavou ze mzdového modulu, ze kterého bude zřejmé jméno pracovníka, jehož mzda je součástí vyúčtování projektu a částka, která je součástí vyúčtování. Přiložte rovněž doklad o úhradě pracovníkovi a přehled, ze kterého bude zřejmé, jakým způsobem se na projektu podílel a kolik hodin touto prací strávil.

U pracovníků, kteří jsou zaměstnáni na základě Dohody o pracovní činnosti nebo Dohody o provedení práce je nutné doložit kopii této smlouvy a doklad o úhradě.

Směnný kurz
Pokud je potřeba při vyúčtování přepočítat eura na koruny a naopak, použije se kurz dne, kdy byla transakce (platba, nákup měny) provedena a k vyúčtování se přiloží doklad o použitém kurzu.

Vyúčtování nákladů za ubytování a stravování, pokud tyto služby poskytuje žadatel
Je nutné předložit interní rozpis nákladů s uvedením názvu a termínu akce, počtu dnů a osob a ceny za osobu.

Způsob doložení příjmů
 

Účastnické poplatky
Příjmy z účastnických poplatků je třeba doložit. Vedle skutečného celkového počtu účastníků musí být uvedena konkrétní výše poplatku na účastníka. Příjmy z účastnických poplatků musejí být 100% použity na výdaje na projekt.

Doložení nepeněžních vkladů
Příjemce příspěvku musí doložit výši nepeněžního vkladu transparentním výpočtem na základě obvyklých cen.

Věcné dary
Věcné dary je nutné doložit smlouvou a potvrzením o přijetí daru.

Využití příspěvku
 

Použití části příspěvku Fondu budoucnosti jinou organizací
Pokud žadatel plánuje pověřit praktickou realizací části projektu jinou organizaci, je povinen tento záměr v souladu se Smlouvou předem konzultovat s Fondem budoucnosti (netýká se výměnných pobytů škol).

Jednou z podmínek pro tento postup je uzavření smlouvy mezi příjemcem příspěvku a danou organizací, ve které bude specifikována role obou subjektů (předmět spolupráce, výše částky, která bude převedena na konto spolupracující organizace, termín realizace). Žadatel je povinen zajistit, aby spolupracující organizace doložila využití části příspěvku dle Pokynů. Celkové vyúčtování příspěvku předkládá jeho příjemce a je za něj zodpovědný dle Smlouvy.

Vrácení nevyužité části příspěvku

Příspěvek Fondu může být použit pouze na výdaje uvedené ve smlouvě. Pokud není příspěvek Fondu využit v plné výši, musí být nevyužitá částka vrácena na účet fondu nejpozději do 14 dnů od sdělení požadavku na vrácení Fondem. Fond může ve výjimečných případech písemně povolit dočerpání finančního zůstatku poskytnutých prostředků pro další účely podpořeného projektu. V případě, že nedojde k realizaci projektu, musí být poskytnutý příspěvek vrácen v plné výši. U částek do 250 Kč nebo 10 € může být po projednání se sekretariátem platba prominuta.

Podíl Fondu na celkových výdajích na projekt nesmí překročit 50%. Pouze u projektů schválených jako Téma roku nebo speciálních programů vyhlášených Fondem může podíl Fondu činit až 70%. Pokud jsou skutečné celkové výdaje na projekt nižší než plánované a podíl Fondu by překročil povolené procento, musí žadatel rozdíl vrátit na účet Fondu.

Název banky: UnicreditBank, Revoluční 7, Praha 1, ČR
Číslo účtu:
513 169 004 / 2700 (platby v Kč)
IBAN: CZ68 2700 0000 000 513 169 020
SWIFT CODE - BIC: BACXCZPP (platby v €)

Průběžné a závěrečné zprávy se fondu předkládají on-line, prostřednictvím k tomu určeného formuláře v systému pro podávání žádostí. Podrobněji viz Průběžná a závěrečná zpráva.