Mohu zaslat naši žádost e-mailem nebo faxem?

Žádosti prosím nepodávejte faxem ani e-mailem. Fond přijímá pouze on-line podané žádosti. V případě otázek týkajících se on-line formulářů nás neváhejte kontaktovat.

Jak můžeme zvýšit šance na podporu našeho projektu?

Především dodržením zásadních podmínek pro schválení příspěvku, jimiž jsou aktivní česko-německá spolupráce při realizaci projektu a zajištění spolufinancování, dále transparentní kalkulací nákladů. Nekompletní a pozdě podané žádosti jsou zamítány. U projektů, které probíhají opakovaně, je řádné a včasné vyúčtování již poskytnutého příspěvku podmínkou pro případné další schválení.

Z žádosti by měla být patrná připravenost nositelů projektu věnovat se aktivní, co nejšířeji pojaté práci s veřejností a upozorňovat v této souvislosti na podporu Česko-německého fondu budoucnosti. Oba partneři by měli dbát na intenzivní dokumentaci průběhu projektu prostřednictvím fotografií, videí, informací z tisku a jiných informačních kanálů, aby bylo možné prezentovat projekt na webových stránkách Fondu budoucnosti.

Neúplné nebo pozdě podané žádosti budou zamítnuty. V případě opakujících se projektů je podmínkou schválení další žádosti náležité a ve stanovené lhůtě předložené vyúčtování nadačních prostředků.

Šanci na podporu Vašeho projektového záměru může zvýšit i osobní konzultace s příslušným referentem před podáním žádosti.

Může mi fond pomoci najít projektového partnera?

Fond nezprostředkovává navázání kontaktů mezi projektovými partnery. Iniciativa by měla vzejít od samotných aktérů projektu.

Na webových stránkách fondu můžete nahlédnout do archivu podpořených projektů, kde najdete údaje o organizacích a jednotlivcích, kteří jsou aktivní v jednotlivých oblastech česko-německé spolupráce. Další cestou, jak nalézt projektové partnery, jsou např. webové stránky Koordinačního centra česko-německých výměn mládeže Tandem www.tandem-org.de.

Jak se má doložit česko-německé partnerství?

Projektový partner přímo do formuláře on-line žádosti (ve svém jazyce) popíše, jaká bude jeho role při realizaci projektu. Do příslušného pole žádosti má přístup pouze projektový partner, který zde uvede, jakým způsobem bude přispívat k naplnění cílů projektu, jak se bude účastnit na jednotlivých realizačních fázích a případně jaký bude jeho podíl na financování projektu (buď z vlastních zdrojů, nebo od jiných dárců). Popis by měl být co nejkonkrétnější. Překlad tohoto pole zajistí žadatel. Žádost nelze podat, aniž je v obou jazycích vyplněno uvedené pole.

V jakém předstihu máme podat žádost?

Žádosti procházejí v sekretariátu procesem registrace, zpracování a přípravy podkladů pro správní, který trvá přibližně 3 měsíce od uzávěrky. Po této době, zpravidla koncem čtvrtletí po uzávěrce, se koná zasedání správní rady. Fond budoucnosti může financovat pouze ty aktivity, které vzniknou až po schválení příspěvku správní radou.

Pro ilustraci: koná-li se Váš projekt např. v září, musíte příslušnou žádost podat sekretariátu Fondu budoucnosti nejpozději do 31. března. Správní rada projedná projekt koncem června, nejpozději začátkem července.

Koná-li se Váš projekt hned na začátku čtvrtletí, podejte si žádost nejlépe k termínu uzávěrky předcházejícímu konání projektu o šest měsíců.

Kdy se dozvíme, jak dopadlo rozhodnutí správní rady?

Termín zasedání správní rady je sdělen žadateli v registračním dopise, který se odesílá žadateli do tří týdnů od uzávěrky. Seznam schválených projektů je zveřejněn hned druhý den po zasedání na internetových stránkách. Rozhodnutí se zobrazí také ve Vašem on-line účtu (sloupec Stav projektu v seznamu projektů). Pracovníci sekretariátu Vám je rádi sdělí také telefonicky po uvedení registračního čísla projektu. Toto číslo je potřeba uvádět vždy také při písemné korespondenci.

Jaké zprávy můžeme v průběhu vyřizování žádosti od fondu očekávat?

Po obdržení žádosti dojde k její registraci (dostane číslo projektu) a potvrzení o registraci je zasláno mailem na adresu koordinátora projektu. V případě schválení žádosti je do 14 dnů od zasedání správní rady do uživatelského účtu (ikona „Dokumenty“ v seznamu projektů) vložena projektová smlouva. Koordinátor projektu je zároveň informován mailem. Poté, co fond obdrží zpět dva podepsané exempláře smlouvy, případně po splnění podmínek stanovených ve smlouvě, žadatel obdrží příspěvek, resp. první splátku. Žadatelé, jejichž žádost byla zamítnuta, obdrží do 14 dnů písemnou zprávu na adresu koordinátora projektu.
 

K vyplnění formuláře:
 

Může žadatel vystupovat současně jako koordinátor projektu?

Ano. Koordinátor projektu může být totožný se žadatelem, a často tomu tak i bývá. Funkce koordinátora je důležitá u organizací, kde za žadatele vystupuje statutární zástupce a koordinátorem je osoba, která přímo projekt realizuje (např. u škol: ředitel zastupuje žadatele – pedagog realizuje projekt). Hlavním požadavkem na koordinátora je, aby měl veškeré informace o projektu a byl schopen s referentem fondu operativně komunikovat. Koordinátor tedy zároveň plní roli kontaktní osoby. Na jeho e-mailovou adresu bude fond zasílat všechny důležité informace týkající se stavu zpracování žádosti, včetně rozhodnutí správní rady.

Existuje nějaká maximální částka, o kterou můžeme u fondu požádat?

Příspěvek Fondu budoucnosti se uděluje do maximální výše 50% celkových nákladů na projekt (v případě „Tématu roku“ až 70 %). Jelikož se projekty mohou velmi odlišovat co do formy, počtu účastníků a délky trvání, není stanovena žádná maximální nebo minimální výše příspěvku. U rozpočtu, kde jsou uvedené výdaje reálné a dostatečně transparentní je větší šance na schválení požadované částky, než u rozpočtu s nadsazenými výdaji, které neodpovídají realitě.

Musí být předloženy potvrzení o darech a příspěvcích jiných organizací?

Ano, nejpozději do podpisu smlouvy musí žadatelé prokázat na základě potvrzení od jiných organizací a dárců, že je zajištěno celkové financování projektu. To je předpokladem, aby mohl být poukázán příspěvek fondu, případně jeho první splátka.

V jaké měně máme příspěvek požadovat?

Žádá se v té měně, ve které se pak bude případný příspěvek vyúčtovávat, resp. v které je hrazena převážná část nákladů. Měna rozpočtu musí být totožná s měnou, ve které je veden účet, na který je pak příspěvek převeden. Eurové účty je potřeba uvádět vždy ve formátech IBAN a SWIFT (BIC).
 

K závěrečné zprávě / vyúčtování:
 

V jakém kurzu máme přepočítávat koruny a eura?

Potřebujete-li přepočítat při vyúčtování eura na koruny a naopak, použijte prosím kurz dne, kdy byla transakce (platba, nákup měny) provedena. Tento kurz je potřeba doložit (archiv kurzů najdete na stránkách ČNB www.cnb.cz).

Je možné posunout datum konání projektu a tím i termín vyúčtování?

Pokud dojde k posunu termínu konání projektu, je potřeba podat písemnou žádost s odůvodněním změny a požadavkem nového termínu čerpání příspěvku. Změnu termínu schvaluje správní rada na nejbližším zasedání.

Musí být fondu vyúčtovány také náklady, které byly hrazeny z jiných příspěvků?

Od žadatele se vyžaduje detailní vyúčtování nákladů ve výši poskytnutého příspěvku. Struktura vyúčtování by měla souhlasit s položkami uvedenými v žádosti. Náklady hrazené z jiných zdrojů se nemusí fondu přímo dokladovat. Ve formuláři se musí ale vyplnit tabulka určená pro přehled výdajů hrazených z jiných zdrojů. Fond si vyhrazuje právo nahlédnout do celkového vyúčtování příjemce příspěvku.

Pokud jste zde nenalezli odpovědi na své otázky, obraťte se prosím na referenta, který Váš projekt zpracovává.