Kann der Projektantrag per Mail oder Fax zugesendet werden?

Stellen Sie den Antrag bitte nicht per Fax oder E-Mail. Der Fonds akzeptiert nur online gestellte Anträge. Ihre eventuellen Fragen zu den Online-Formularen beantworten wir natürlich gerne.

Wie kann ich die Chancen für eine Förderung unseres Projektvorhabens erhöhen?

Vor allem durch die Einhaltung der grundlegenden Bedingungen für die Bewilligung einer Förderung: durch die aktive deutsch-tschechische Zusammenarbeit bei der Realisierung des Projektes, die Gewährleistung der Kofinanzierung sowie eine transparente Kostenplanung. 

Im Antrag sollte die Bereitschaft der Projektpartner ersichtlich sein, eine aktive, möglichst breit angelegte Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben, in der stets auf die Förderung durch den Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds hingewiesen wird. Beide Partner sollten darauf achten, den Projektverlauf durch Fotos, Videos, Presseberichte und andere Darstellungsformen intensiv zu dokumentieren, so dass eine Präsentation des Projekts auf der Webseite des Zukunftsfonds möglich ist.

Unvollständige und zu spät eingegangene Projektanträge werden abgelehnt. Bei sich wiederholenden Projekten ist eine ordentliche und rechtzeitige Abrechnung der bereits gewährten Fördermittel Bedingung für die Bewilligung neuer Fördermittel.

Auch ein klärendes Beratungsgespräch mit dem zuständigen Referenten noch vor der Abgabe des Projektantrags kann die Chance auf Unterstützung des Projektvorhabens erhöhen.

Kann mir der Fonds bei der Suche nach einem Projektpartner helfen?

Die Herstellung von Kontakten zwischen zukünftigen Projektpartnern ist nicht die Aufgabe des Fonds. Die Initiative dazu sollte von den eigentlichen Projektakteuren ausgehen.

Auf der Website des Fonds haben Sie Einblick in das Archiv der bereits geförderten Projekte, wo Sie auch Angaben über die Organisationen und Einzelpersonen finden, die auf den jeweiligen Gebieten der deutsch-tschechischen Zusammenarbeit aktiv sind. Ein weiterer Weg, einen Projektpartner zu finden, ist z. B. die Webseite des Koordinierungszentrums Deutsch-tschechischer Jugendaustausch Tandem www.tandem-org.de.

Wie soll die deutsch-tschechische Partnerschaft nachgewiesen werden?

Der Projektpartner beschreibt direkt im Formular des Online-Antrags (in seiner eigenen Sprache), welche Rolle er bei der Realisierung des Projektes einnimmt. Zum entsprechenden Feld hat nur der Projektpartner Zugang, der hier anführt, was er zum Erreichen der Projektziele beitragen wird, wie er sich an den jeweiligen Realisierungsphasen beteiligen wird und wie sein etwaiger Anteil an der Finanzierung des Projektes aussieht (Eigenanteil oder Drittquellen). Die Beschreibung sollte so konkret wie möglich sein. Die Übersetzung dieses Feldes gewährleistet der Antragsteller. Der Antrag kann nicht gestellt werden, ohne dass dieses Feld in beiden Sprachen ausgefüllt ist.

Mit welchem Vorlauf sollte der Antrag gestellt werden?

Nach Ablauf der jeweiligen Eingangsfrist beginnt die bis zu 3 Monate dauernde Bearbeitungsfrist der Projektanträge. Die Projektanträge werden dem Verwaltungsrat auf seiner nächsten Sitzung zur Entscheidung vorgelegt. Die Sitzungen finden in ca. vierteljährlichen Intervallen nach Ablauf der Eingangsfrist statt.

Der Zukunftsfonds finanziert nur Kosten für Aktivitäten mit, die erst nach der Bewilligung des Zuschusses durch den Verwaltungsrat entstehen.

Zur Illustration: Soll das Projekt im September stattfinden, muss der Projektantrag spätestens bis 31. März eingereicht werden. Der Verwaltungsrat entscheidet über das Projekt Ende Juni, spätestens Anfang Juli. Findet das Projekt gleich zu Beginn des Quartals statt, stellen Sie den Antrag am besten zum Datum der Eingangsfrist, das dem Durchführungszeitpunkt des Projektes 6 Monate voraus liegt.

Wann erfährt man das Ergebnis der Entscheidungen des Verwaltungsrates?

Der Termin der entscheidenden Verwaltungsratssitzung wird dem Antragsteller innerhalb von 14 Tagen nach Eingangsfrist im Brief über die Registrierung des Projektantrags mitgeteilt. Das Verzeichnis der genehmigten Projektzuschüsse wird einen Tag nach der Sitzung auf der Website des Fonds veröffentlicht. Die Entscheidung des Verwaltungsrats erscheint auch in Ihrem Benutzerkonto (Spalte Stand des Projektes in der Liste der Projekte). Die Mitarbeiter des Sekretariats teilen Ihnen die Entscheidung nach Angabe der Registriernummer des Projektes auch gerne telefonisch mit. Diese Nummer geben Sie bitte unbedingt auch bei jeglicher schriftlicher Korrespondenz zum Projekt an.

Welche Nachrichten können wir im Verlauf der Bearbeitung des Projektantrags vom Fonds erwarten? 

Nach Eingang des Antrags wird dieser registriert (das Projekt erhält eine Registriernummer) und dem Koordinator wird an seine Adresse eine Mail gesendet, in der die Registrierung bestätigt wird. Bei Bewilligung eines Zuschusses wird innerhalb von 3 Wochen nach der Verwaltungsratssitzung im Benutzerkonto (unter dem Symbol "Dokumente" in der Liste der Projekte) der Projektvertrag hinterlegt. Gleichzeitig wird der Koordinator des Projektes per Mail informiert. Nachdem der Fonds zwei unterschriebene Vertragsexemplare zurück erhalten hat bzw. nach Erfüllung der im Vertrag aufgeführten Bedingungen, wird an den Antragsteller der Zuschuss bzw. eine erste Rate ausgezahlt. Bei Antragstellern, deren Antrag abgelehnt wurde, wird der Koordinator innerhalb von 14 Tagen schriftlich benachrichtigt.

Zum Antragsformular:
 

Kann der Antragsteller gleichzeitig als Projektkoordinator auftreten?

Ja. Der Antragsteller kann gleichzeitig Projektkoordinator sein und oft ist dem auch so. Die Funktion eines Projektkoordinators ist sinnvoll, wenn eine Organisation durch den satzungsgemäßen Vertreter repräsentiert wird, während der Koordinator direkt für die Realisierung verantwortlich ist (z. B. bei Schulen: Der Antragsteller wird durch den Schuldirektor vertreten, während ein Pädagoge das Projekt realisiert). Der Hauptanspruch an den Koordinator seitens des Fonds ist, dass dieser über alle Informationen zum Projekt verfügt und fähig ist, mit dem zuständigen Referenten des Zukunftsfonds operativ zu kommunizieren. Der Koordinator erfüllt hier also gleichzeitig die Rolle der Kontaktperson. An seine E-Mail-Adresse sendet der Fonds alle wichtigen Informationen zum Stand der Bearbeitung des Antrags, einschließlich der Entscheidung des Verwaltungsrates.

Gibt es eine maximale Zuschusshöhe?

Ein Förderbeitrag seitens des Zukunftsfonds kann maximal bis zu 50 % der Gesamtkosten des Projektes bewilligt werden (im Falle des "Thema des Jahres" bis zu 70 %). Da die Projekte sehr unterschiedlich in Form, Teilnehmerzahl und Dauer sein können, ist der Zuschuss weder nach oben noch nach unten hin begrenzt. Projektanträge mit reellen und transparenten Kostenplänen haben eine höhere Chance auf Bewilligung eines Zuschusses als Projektanträge mit übertriebenen Kostenschätzungen.

Müssen Bestätigungen über Schenkungen und Beiträge von anderen Organisationen vorgelegt werden?

Ja, vor Unterzeichnung des Vertrages muss der Antragsteller die Gesamtfinanzierung des Projektes anhand von Bestätigungen über die Kofinanzierung durch andere Organisationen und Sponsoren nachweisen. Das ist die Voraussetzung für die Überweisung des gesamten Zuschusses bzw. einer 1. Rate.

In welcher Währung sollte man den Zuschuss beantragen?

Allgemein gilt, dass der Zuschuss in der Währung beantragt werden sollte, in der er später abgerechnet wird, bzw. in der der Hauptanteil der Kosten bestritten wird. Die Währung im vorgelegten Kostenplan muss identisch sein mit der Währung des Kontos, auf das der Zuschuss überwiesen wird (das Konto wird auf der ersten Karte des Online Antragsformulars aufgeführt, wobei in Euro geführte Konten im internationalen Format IBAN, SWIFT angegeben werden müssen).
 

Zur Abrechnung und zum Abschlussbericht:
 

In welchem Kurs sollen Kronen und Euro umgerechnet werden?

Im Falle, dass in der Abrechnung Euro in Kronen und umgekehrt umgerechnet werden müssen, benutzen Sie bitte den Kurs des Tages, an dem die Transaktion stattgefunden hat (Umtausch,  Zahlung). Dieser Kurs muss dokumentiert werden (das Archiv der Tageskurse finden Sie unter www.cnb.cz)

Besteht die Möglichkeit, das Durchführungsdatum des Projektes und damit auch den Abrechnungstermin zu ändern?

Die Änderung des Durchführungstermins eines Projektes muss schriftlich beantragt werden, und zwar unter Angabe des Grundes und des neu gewünschten Termins für den Abruf des Zuschusses.

Über die Terminänderung wird vom Verwaltungsrat zeitnah entschieden.

Müssen beim Fonds auch Kosten abgerechnet werden, die aus Drittquellen finanziert wurden?

Vom Antragsteller wird die detaillierte Abrechnung der Kosten in Höhe des Zuschusses gefordert. Die Struktur der Abrechnung sollte mit den Posten im Kostenplan des Projektantrags übereinstimmen. Kosten, die aus Drittquellen finanziert wurden, müssen nicht beim Fonds direkt mit Belegen abgerechnet werden, jedoch muss die im Formular enthaltene Tabelle mit der Übersicht der aus Drittquellen finanzierten Kosten ausgefüllt werden. Der Fonds behält sich das Recht vor, beim Empfänger des Zuschusses Einblick in die Gesamtabrechnung des Projektes zu nehmen.
 

Falls Sie hier keine Antwort auf Ihre Fragen gefunden haben, wenden Sie sich bitte an den Referenten, der Ihr Projekt bearbeitet.