Die Mitarbeiter des Sekretariats überprüfen alle eingegangenen Anträge sorgfältig sowohl auf formelle Kriterien als auch auf die Qualität des Projektes und dessen Übereinstimmung mit den Zielen des Zukunftsfonds. Der Fonds registriert und bearbeitet jeweils nach Ablauf der Antragsfrist etwa 200 Projekte, die danach zum Ende des darauf folgenden Quartals dem Verwaltungsrat zur Beratung vorgelegt werden.
Die Entscheidung des Verwaltungsrats wird immer schriftlich mitgeteilt, und zwar per Mail an die Adresse des Projektkoordinators. Das Ergebnis der Verwaltungsratssitzung erscheint gleichzeitig als aktueller „Stand des Projektes“ im Benutzerkonto des Antragstellers. Das Verzeichnis aller bewilligten Projekte wird außerdem in der Rubrik „Aktuell“ veröffentlicht.