Detaillierte Hinweise zur Abrechnung des vom Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds DTZF gewährten Zuschusses

Der Empfänger des Zuschusses vom Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds (im Folgenden nur Zuschussnehmer) verpflichtet sich, den gewährten finanziellen Zuschuss wirtschaftlich und sparsam einzusetzen, und zwar ausschließlich zur Deckung der mit dem Projekt in Zusammenhang stehenden Ausgaben und in Einklang mit den im Vertrag über die Gewährung eines Zuschusses aus den Mitteln des Fonds (im Folgenden nur Vertrag) festgelegten Bedingungen. Diese Detaillierten Hinweise zur Abrechnung des vom Fonds gewährten Zuschusses (im Folgenden nur Hinweise) sind Bestandteil des Vertrages und als solche verbindlich für alle am Projekt Beteiligten.

Nachweis der einzelnen Ausgaben

Die Struktur der abgerechneten Ausgaben muss der Struktur der im Vertrag aufgeführten Kostenaufstellung entsprechen. Alle Belege und Kontoauszüge müssen fortlaufend nummeriert werden.

Wenn Sie die Abrechnung mittels des Online-Formulars vorlegen, aber die Belege mit der Post schicken, nummerieren Sie die Belege jeweils mit der „Belegnummer“, die in der Tabelle „Abgerechnete Ausgaben“ generiert wird (Punkt 4 des Online-Formulars). Wenn Sie die Belege elektronisch (durch Upload ins Online-Formular) vorlegen, werden sie automatisch nummeriert. Bei Abrechnungen, die komplett in Papierform angefertigt werden (mit Hilfe eines Excel-Formulars), nummerieren Sie die Belege fortlaufend, beginnend mit der Zahl 1 (d.h. 1,2,3….).

Bei Gruppenveranstaltungen muss eine Liste mit den Namen der Teilnehmer beigelegt werden. Ist die Anzahl der Teilnehmer bedeutend niedriger als im Antrag aufgeführt bzw. hat sich das Zahlenverhältnis zwischen deutschen und tschechischen Teilnehmern deutlich geändert, muss nach Absprache mit dem Sekretariat der Etat korrigiert und die Schöpfung des Zuschusses gekürzt werden.

Eingegangene Rechnungen

Ausgaben, für die der Organisation Rechnungen vorliegen, müssen mit der Kopie dieser Rechnungen und gleichzeitig mit einem entsprechenden Zahlungsbeleg nachgewiesen werden. Die Auszahlung kann entweder durch Banküberweisung erfolgen – in diesem Falle ist die Kopie des Kontoauszugs mit einer Kennzeichnung der zu belegenden Summe vorzulegen – oder sie kann bar erfolgen – dann ist die Kopie des von der Organisation ausgestellten Kassenbelegs beizufügen. Falls für die berechnete Leistung ein Vertrag abgeschlossen wurde, ist ebenfalls die Kopie des Vertrags beizufügen.

Kassenbelege

Ausgaben, die aus Einkäufen in bar stammen, sind mit Quittungen, Eintrittskarten u. ä. nachzuweisen. Subjekte, die zur Buchführung verpflichtet sind, legen dazu außerdem die entsprechenden Kassenbelege der Organisation vor.

Honorare

Ausgezahlte Honorare (Z. B. Autorenhonorare, Künstlerhonorare, Dolmetscherhonorare) werden mit einem Vertrag und einem Beleg über die Honorarauszahlung nachgewiesen – d. h. dem Kontoauszug der Bank oder dem Kassenbeleg der Organisation.

Wenn eine natürliche Person zugleich Zuschussempfänger ist, belegt sie ihr Honorar mit einer eidesstattlichen Erklärung, in der aufgeführt ist, dass das Werk im Rahmen des Projektes entstanden ist, bzw. der Dienst im Rahmen des Projekts geleistet wurde, legt eine Übersicht der ausgeübten Tätigkeiten und der dafür berechneten Stundensätze bei und spezifiziert auch den Zeitraum, in dem die Arbeit realisiert wurde.

Reisekosten

Reisekosten können nur erstattet werden, wenn die Reise für die Erreichung des Projektzieles notwendig war. Die Berechnung und Erstattung der Reisekosten erfolgt auf Grundlage der im jeweiligen Land gültigen Rechtsvorschriften (des Arbeitsgesetzes in der Tschechischen Republik und des Bundesreisekostengesetzes in Deutschland). Bestandteil der Reisekosten können auch Verpflegungsgelder, nicht aber Taschengelder sein.

Bei Reisen sind vorrangig öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen (Bahn 2. Klasse, Autobus, ÖPNV).

Das ausgewählte Transportmittel muss dem Charakter des Projektes entsprechen und bei seiner Nutzung muss das günstigste Preisangebot berücksichtigt werden. Die Nutzung des eigenen PKW ist nur in begründeten Fällen möglich, und zwar:

• wenn das Reiseziel mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht erreichbar ist
• wenn schweres Gepäck transportiert wird
• wenn durch Mitfahrer die Ausgaben geringer sind als bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

Die Nutzung eines Flugzeugs ist vor dem Kauf der Tickets mit dem Sekretariat des Fonds zu konsultieren und ist nur in begründeten Fällen möglich, wenn dies Kosten spart.

Ausgaben für Reisekosten müssen durch einen Dienstreiseauftrag der Organisation belegt werden.

Im Falle der Nutzung des eigenen PKW  muss aus der Dienstreiserechnung ersichtlich sein:

• wer sich auf Dienstreise befand
• zu welchem Zweck
• wie viel Kilometer zurückgelegt wurden
• Art der Berechnung der Erstattungskosten (die Kopie des Fahrzeugscheins ist beizulegen)

Ebenso müssen die Ausgaben für Flüge, Bahn- und Busreisen nachgewiesen werden. Bestandteil der Dienstreiserechnung sind Kopien der Originalbelege (Fahrkarten), auf deren Grundlage die Erstattung erfolgt.

Aus dem Zuschuss des Fonds können Reisekosten nach den internen Vorschriften des Zuschussnehmers bis zur gesetzlich festgelegten Höhe erstattet werden.

Ausgaben für Gruppenfahrkarten sind durch die Kopie des Originalbelegs sowie eine Namensliste der Reiseteilnehmer nachzuweisen.

Natürliche Personen weisen Reisekosten mit einem Beleg nach (z. B. Fahrkarte, Flugticket, Quittung für den Kauf von Treibstoff ) und legen eine Information bei, wer gereist ist, von wo wohin, mit welchem Wagen und zu welchem Zweck.

Bestandteil der Abrechnung von Reisekosten ist der jeweilige Beleg über die Erstattung – Kontoauszug oder Kassenbeleg.

Lohnkosten

Lohnkosten von Arbeitnehmern mit einer festen Anstellung sind mit einer Lohnsteuerabrechnung nachzuweisen, aus der der Name des Angestellten und der in der Projektabrechnung enthaltene Lohnbetrag hervorgehen. Beizulegen ist der Beleg über die Lohnauszahlung und eine Übersicht, aus der ersichtlich ist, in welcher Weise er sich am Projekt beteiligt hat und wie viel Stunden er für diese Arbeit aufgewendet hat.  

Bei Arbeitnehmern, die auf Grundlage eines Werkvertrags verpflichtet wurden, sind die Kopie dieses Vertrags und der Auszahlungsbeleg beizulegen.

Wechselkurs

Falls bei der Abrechnung eine Umrechnung zwischen Tschechischen Kronen und Euro erforderlich ist, ist der für den Tag gültige Kurs anzuwenden, an dem die betreffende Transaktion stattfand (Bezahlung, Währungseinkauf). Darüber hinaus ist der Abrechnung ein Beleg über den verwendeten Kurs beizufügen.

Abrechnung der Kosten für Unterbringung und Verpflegung, falls diese vom Zuschussnehmer selbst zur Verfügung gestellt werden

Es ist notwendig, eine interne Übersicht der Kosten vorzulegen, in der Titel und Termin der Veranstaltung, die Anzahl der Tage und Personen sowie der Preis pro Person aufgeführt sind.

Nachweis der Einnahmen

Teilnehmerbeiträge

Die Einnahmen aus Teilnehmerbeiträgen sind zu belegen. Neben der tatsächlichen Gesamtzahl der Teilnehmer muss dem Fonds auch der konkrete Beitrag pro Teilnehmer mitgeteilt werden. Teilnehmerbeiträge müssen zu 100% zur Deckung von Projektkosten verwendet werden.

Nachweis immaterieller Einlagen

Der Zuschussnehmer muss die Höhe der immateriellen Einlage durch eine transparente Berechnung auf der Grundlage üblicher Preise belegen.

Sachgeschenke

Sachgeschenke sind nachzuweisen durch einen Vertrag und die Bestätigung der Annahme des Geschenks.

Nutzung des Zuschusses

Nutzung eines Teils des vom DTZF gewährten Zuschusses durch eine andere Organisation (betrifft nicht die Schulaustauschprojekte)

Falls der Zuschussnehmer plant, mit der Realisierung eines Teils des Projektes eine andere Organisation zu beauftragen, ist er verpflichtet, dieses Vorhaben in Einklang mit dem Vertrag im Voraus mit dem Fonds zu konsultieren.

Eine der Bedingungen für solch eine Vorgehensweise ist der Abschluss eines Vertrages zwischen dem Zuschussnehmer und der betreffenden Organisation, in dem die Rolle beider Subjekte spezifiziert wird (Gegenstand der Zusammenarbeit, Höhe der Summe, die auf das Konto der zusammenarbeitenden Organisation überwiesen wird, Durchführungstermin). Der Zuschussnehmer ist verpflichtet zu gewährleisten, dass die zusammenarbeitende Organisation den Teil des Zuschusses entsprechend der Hinweise abrechnet. Die Gesamtabrechnung des Zuschusses legt der Zuschussnehmer vor, der dem Vertrag nach dafür verantwortlich zeichnet.

Rückzahlung des nicht genutzten Teils des Zuschusses

Der Zuschuss des Fonds kann nur für die im Vertrag vereinbarten Kosten verwendet werden. Wird der bewilligte Zuschuss nicht vollständig ausgeschöpft, ist der nicht verwendete Betrag innerhalb von 14 Tagen nach der Rückzahlungsaufforderung auf das Konto des Fonds zurückzuzahlen. Der Fonds kann in Ausnahmefällen schriftlich der Verwendung von Restmitteln des gewährten Zuschusses für weitere Zwecke im Rahmen des geförderten Projekts zustimmen. Kommt es nicht zur Umsetzung des Projekts, muss der gewährte Zuschuss in voller Höhe zurückgezahlt werden. Bei Beträgen bis zu 250 Kč oder 10 € kann nach Absprache mit dem Sekretariat des Fonds von einer Rückzahlung abgesehen werden.

Der Anteil des vom Fonds gewährten Zuschusses darf 50% der Gesamtaufwendungen (-einnahmen) nicht übersteigen. Nur bei Projekten zum Thema des Jahres bzw. bei vom Fonds ausgeschriebenen besonderen Programmen beträgt diese Grenze 70%. Wenn die tatsächlichen Gesamtkosten des Projekts geringer ausfallen, so dass diese Grenze überschritten würde, ist der Betrag, der über den entsprechenden Prozentsatz hinausgeht, auf das Konto des Fonds zurückzuzahlen.

Rückzahlungen sind auf folgendes Konto des Fonds zu überweisen. Dabei muss als Verwendungszweck (im tschechischen Bankverkehr: „variabilní symbol“) die Nummer des Projekts angegeben werden.

Bank: UnicreditBank, Revoluční 7, Praha 1, Tschechische Republik

Kontonummer:

513 169 004 / 2700 (Zahlungen in Kč)
IBAN: CZ68 2700 0000 000 513 169 020
SWIFT CODE - BIC: BACXCZPP (Zahlungen in Euro)

Die Zwischen- und Abschlussberichte sind dem Fonds online mithilfe des dazu vorgesehenen Formulars vorzulegen. Für Einzelheiten siehe Zwischen- und Abschlussbericht.